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L'automatisation, expliquée simplement

Automatisation PME :
plus aucune demande client perdue.

Demandes clients, devis, rendez-vous, bilans : ce qui se répète chaque semaine peut se faire tout seul. Chaque demande arrive à la bonne personne, une seule fois, et votre équipe garde son temps pour ses clients.

Étude offerte 06 13 15 11 95

Réponse sous 48h ouvrées

Olivier Berthe, consultant webstratège SEO dans l'Oise, Quiboost

Olivier Berthe

Consultant Webstratège | Référencement SEO

18

ans terrain

★★★★★

22 avis

5,0 / 5 · Google

Comprendre l'idée

Automatiser, c'est quoi, concrètement ?

Automatiser, c'est confier à un outil une tâche que quelqu'un refait tous les jours à la main. Recopier une demande. Prévenir l'équipe. Suivre un devis. Préparer le bilan du mois.

L'outil ne se fatigue pas et n'oublie rien. Votre équipe garde la main sur tout ce qui demande du jugement : l'appel, le conseil, la décision. Le temps gagné se retrouve chez le client, pas dans un tableau.

Avant l'automatisation

Les demandes arrivent en vrac, et chacun fait de son mieux dans le brouillard.

Même entreprise de pergolas et vérandas : le gérant, la secrétaire et un commercial, avec une seule boîte mail. Regardez ce qui s'accumule, puis ce qui arrive au client.

1Tout arrive dans une boîte mail

Boîte communenon lus

Devis véranda 4 x 3 mM. Durand
Rappelez-moi svpsans nom
Pergola bioclimatiqueMme Petit
Demande de prixM. Leroy
Re : devis vérandaM. Durand
Question sur un devisMme Roux
Devis pergolaM. Garcia
Rappelez-moi svpsans nom

Ça déborde.

2Personne ne sait qui s'en occupe

Rappeler Durand ?
Tel. de Petit ??
Qui a rappelé Leroy ?
C'est pour qui ?
Quelqu'un l'a déjà pris ?
Je le rappelle ?
M☎
MarcGérant
J
JulieSecrétaire
P☎
PaulCommercial

3Et le client, lui, le ressent

M. DurandVéranda 4 x 3 m
☎Marc appelle
☎Paul appelle
« On m'a déjà appelé ce matin ! »
Mme PetitPergola bioclimatique
Elle attend un rappel
Jamais rappelée
Des doubles appelsDes demandes oubliéesAucun bilan possible

Exemple illustratif, noms fictifs. Survolez l'animation pour la mettre en pause.

Avec l'automatisation

Voici le chemin d'une demande de devis, de la page web jusqu'au bilan.

Suivez le point doré : il montre où se trouve la demande à chaque étape. Cliquez sur les barres pour passer d'une étape à l'autre.

1Le site

Demande de devis

Nom
M. Durand
Projet
Véranda 4 x 3 m
Téléphone
06 •• •• •• ••

Le client écrit une seule fois. Personne ne ressaisit son message.

2L'automatisation
  • Lit la demande
  • Crée la fiche du client
  • Prévient l'équipe
Fiche créée
NomM. Durand
ProjetVéranda 4 x 3 m
Téléphonenoté
3La liste commune
M. DurandVéranda 4 x 3 m
Nouvelle demandePris par JulieDevis envoyéSigné
Mme PetitPergola
À prendre
M. LeroyVéranda
Devis envoyé
Mme RouxPergola
Signé
M!
Marc
Gérant
PrévenuVoit : pris par Julie
Je prends
J!
Julie
Secrétaire
PrévenuePrend la demande
P!
Paul
Commercial
PrévenuVoit : pris par Julie
4Le bilan
SemaineMoisTrimestre

Rapport prêt, sans une minute de saisie.

1

Un client remplit le formulaire de devis sur le site.

Dès qu'il clique sur « Envoyer », la demande part toute seule.

L'automatisation la lit et crée la fiche : nom, projet, téléphone. Personne ne recopie rien.

Les trois membres de l'équipe sont prévenus en même temps, et la demande s'affiche dans la liste commune.

Julie clique sur « Je prends » (chacun peut aussi la laisser aux deux autres). Marc et Paul voient aussitôt qu'elle est prise : personne d'autre n'appelle.

Julie fait avancer le statut : devis envoyé, puis signé ou perdu. Chaque changement s'enregistre.

À tout moment, le bilan d'une période se construit seul : demandes reçues, signées, perdues.

Exemple illustratif, noms fictifs et téléphone masqué. Les barres du bilan n'affichent aucun chiffre réel.

Les tâches chronophages

Ce qui prend du temps chaque semaine, et qui peut se faire tout seul.

  1. Recopier les demandes

    Un message arrive par mail, un autre par le formulaire, un troisième par téléphone. Quelqu'un les recopie dans un tableau. Chaque recopie est une occasion d'oublier ou de se tromper.

  2. Savoir qui s'occupe de quoi

    Qui a rappelé ce client ? Le message est-il déjà traité ? L'équipe le voit d'un coup d'œil, sans réunion et sans message de plus.

  3. Suivre les devis envoyés

    Un devis part, puis plus rien. Chaque statut reste visible : envoyé, signé, perdu. Les demandes sans réponse ne tombent plus dans l'oubli.

  4. Préparer les bilans

    Combien de demandes ce trimestre, combien de signées, combien de perdues. Le bilan se construit seul, sur la période de votre choix.

Ce que l'on peut automatiser

Au-delà des demandes de devis, tout ce qui se répète peut être allégé.

Chaque entreprise a ses propres tâches qui reviennent sans cesse. Voici sept familles courantes. Cliquez sur l'une d'elles pour voir ce qui change, et ce qui reste entre les mains de l'équipe.

Les demandes clients

Aujourd'hui, à la main

Les messages arrivent par plusieurs portes. Quelqu'un les lit, les recopie et répond quand il peut.

Une fois automatisé

Le client reçoit tout de suite un accusé de réception. La demande est rangée dans la liste commune et l'équipe est prévenue en même temps.

L'équipe garde la main sur
L'appel, l'écoute et le conseil.
Utile surtout pour
Toute entreprise qui reçoit des demandes par plusieurs canaux.

Toutes ne vous concernent pas. L'étude sert à repérer celles qui vous coûtent le plus de temps, et à commencer par là.

Ce que ça change pour un dirigeant

Moins de gêne devant le client, plus de signatures.

Un seul appel par client

Une demande prise est visible par toute l'équipe. Personne d'autre ne rappelle.

Aucune demande oubliée

Une demande que personne n'a prise reste visible dans la liste commune, jusqu'à ce qu'elle soit traitée.

Un bilan sans effort

Demandes reçues, signées et perdues, sur la période que vous choisissez.

Un exemple concret

Une entreprise de pergolas et vérandas, trois salariés.

C'est un exemple parmi d'autres : les mêmes principes s'appliquent aux autres tâches répétitives présentées plus haut.

J'ai mis en place ce système pour une entreprise de pergolas et vérandas. Les demandes de devis arrivent par mail depuis internet. Elles sont distribuées aux trois salariés.

Chacun voit si la demande a été traitée, signée ou perdue. Chacun peut la prendre ou la laisser aux deux autres. Le gain de temps est important, il n'y a plus de client perdu, et des rapports détaillés se génèrent sur les périodes choisies.

Voir comment fonctionne la gestion des demandes clients →

Où j'interviens

Dans l'Oise d'abord, puis dans les grandes villes de France.

Je travaille depuis Hondainville, dans l'Oise. L'automatisation se met en place à distance : ce qui compte, c'est de comprendre comment les demandes arrivent chez vous.

Dans l'Oise

Dans les grandes villes

Les questions que l'on me pose sur l'automatisation

C'est quoi, concrètement, l'automatisation pour une entreprise ? +
C'est confier à un outil une tâche que quelqu'un refait chaque jour à la main : recopier une demande, prévenir l'équipe, suivre un devis, préparer un bilan. L'outil n'oublie rien. Votre équipe garde la main sur l'appel, le conseil et la décision.
Quelles tâches peut-on automatiser dans une PME ? +
Celles qui se répètent et suivent toujours les mêmes étapes : réception des demandes, relances de devis, rendez-vous, documents et factures, planning des chantiers, demandes d'avis, bilans. L'étude repère celles qui vous coûtent le plus de temps.
Faut-il changer tous mes outils pour automatiser ? +
Non. L'automatisation se branche en général sur ce que vous utilisez déjà, comme votre messagerie ou votre formulaire de contact. On ne change que ce qui bloque vraiment.
L'automatisation est-elle réservée aux grandes entreprises ? +
Non. Une entreprise de trois personnes en profite autant, parfois davantage, parce que chaque oubli y coûte plus cher. L'exemple détaillé plus bas est une entreprise de pergolas et vérandas de trois salariés.
Mes salariés vont-ils être remplacés par l'automatisation ? +
Non. L'outil s'occupe de ce qui est répétitif. Chacun garde ses clients et ses décisions. Dans l'exemple de cette page, chaque salarié choisit de prendre une demande ou de la laisser aux deux autres.
Par quoi commencer ? +
Par une étude. Je regarde comment les demandes arrivent chez vous, où elles se perdent et ce qui prend du temps. Vous recevez une vidéo avec les résultats, sans engagement.
Prochaine étape

Savoir où se perdent
vos demandes clients.

Je regarde comment vos demandes arrivent, où elles se perdent et ce qui vous prend du temps. Vous recevez une vidéo avec les résultats, sans engagement.

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Pour aller plus loin
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